Pas de comptabilité sans factures : Préparez-vous à la facturation électronique

La facturation est un pilier central de votre comptabilité et de la gestion de la TVA. À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises devront adopter la facturation électronique, une mesure qui vise à moderniser et à simplifier les échanges commerciaux en Belgique. Voici un aperçu des éléments essentiels pour bien gérer votre facturation et vous préparer à cette transition.

Deux types de factures

En tant qu’entrepreneur, vous mettez tout en œuvre pour développer votre activité. Être payé correctement et dans les délais est une priorité, et cela commence par une facture claire et professionnelle. Il existe deux types de factures à gérer :

1. La facture d’achat : lorsque vous achetez des biens et/ou des services, vous recevez une facture de votre fournisseur.
   
2. La facture de vente : lorsque vous vendez des biens et/ou des services, vous émettez vous-même une facture pour l’acheteur.

Facturation : obligatoire ou non ?

Si vous vendez à des clients professionnels tels que des indépendants, des entreprises ou des administrations publiques, la facturation est toujours obligatoire, quelle que soit la valeur de la transaction. Vous pouvez également exiger une facture pour tout achat que vous effectuez en tant que professionnel.

Pour les ventes à des particuliers à titre privé, la facture n’est pas obligatoire, sauf dans certains cas spécifiques (ex. : grossistes, vente et réparation de véhicules, services de déménagement et garde-meubles, vente de bâtiments et travaux sur ceux-ci).

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Chaque facture adressée à un client belge doit comporter les informations suivantes :

1. Informations sur votre entreprise :
   
   • Nom commercial, forme juridique et numéro de TVA.
   • Coordonnées de votre entreprise.
   • Informations bancaires.
     
2. Informations sur votre client :
   
   • Nom de l’entreprise et numéro de TVA (si votre client n’est pas un particulier).
   • Adresse de votre client.
     
3. Données de facturation :
   
   • Numéro de la facture.
   • Date de la facture et délai de paiement.
   • Numéro de commande ou communication structurée (facultatif).
     La communication structurée, vous permettra de faire facilement le rapprochement entre la facture et le paiement de votre client.
     
4. Détails des services et/ou produits livrés :
   
   • Description, quantité et date de livraison.
   • Prix unitaire (à l’heure, à la pièce, etc.).
   • Unité monétaire.
   • Montant total (hors TVA).
   • Taux de TVA et montant total de la TVA par taux.
   • Prix total (TVA incluse).

Toute omission ou erreur dans ces mentions obligatoires peut entraîner une sanction administrative, et une correction de la facture sera alors nécessaire.

Quand facturer ?

Les factures doivent être émises au plus tard le 15e jour du mois suivant celui où le service ou le produit a été fourni.

Préparez-vous à la facturation électronique dès maintenant

À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises. Bien que les factures papier soient encore acceptées jusqu’à cette date, il est essentiel de se préparer dès maintenant à cette transition. Pour émettre des factures électroniques, vous devrez obtenir le consentement explicite de votre client. La facture numérique doit être lisible, non modifiable (comme un fichier PDF), et l’identité de l’émetteur doit être vérifiable. Ceci est garanti via l'utilisation du réseau Peppol.

Le passage à la facturation électronique est grandement facilité grâce au réseau Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine). Peppol permet un échange sécurisé et standardisé de documents électroniques, notamment des factures, entre les entreprises et les administrations publiques dans toute l’Europe. En utilisant Peppol, vous bénéficiez d’une transmission rapide et sécurisée de vos factures, avec une conformité automatique aux normes européennes et belges. Ce réseau réduit les risques d’erreurs, diminue les délais de traitement, et garantit une meilleure traçabilité des transactions.

Adopter la facturation électronique maintenant, c’est non seulement se conformer à la réglementation future, mais aussi gagner en efficacité et en rapidité dans la gestion de vos échanges commerciaux.