Procédure interne

Manuel de procédure interne à la fiduciaire

Le présent manuel de procédure interne vise à garantir la qualité de notre fiduciaire.

Différents points y sont dès lors abordés telles que l’organisation interne de la fiduciaire, la lettre de mission, la prévention du blanchiment, le R.G.P.D., DAC 6, les conflits d’intérêts, et la législation sur la continuité des entreprises.

En ce qui concerne ce dernier point, un manuel de procédure interne spécifique est accessible à chaque membre de la fiduciaire.

1. Structure de la fiduciaire / organigramme du la fiduciaire

1.1. Structure globale de la fiduciaire

Notre fiduciaire est un bureau d’analyse comptable géré par Jérôme Bollue, disposant d’un numéro ITAA, à l’aide de deux collaboratrices, Audrey (Bruxelles) et Julie (Lasnes/Genval).

1.2. Structure interne de la fiduciaire

Notre fiduciaire est composée de trois personnes : un expert-comptable fiscaliste, membre externe de l’Institut des conseillers fiscaux et experts-comptables, et deux membres salariées travaillant à mi-temps, Audrey et Julie.

1.3. Fonction et organisation des différents postes

Dans le cadre de notre organisation interne, compte tenu de la petite taille de notre fiduciaire, nous n’avons pas mis en place différents groupes de travail.

Les dossiers sont gérés par Jérôme Bollue. Les collaboratrices s’occupent de l’encodage et de la préparation de ceux-ci. En d’autres termes, les prestations réservées à l’expert-comptable sont effectuées par Jérôme Bollue. Les prestations administratives / préparatoires sont effectuées par les autres membres de la fiduciaire.

En ce qui concerne l’organisation interne de notre fiduciaire et la mise en place des procédures adéquates en matière de lutte contre le blanchiment d’argent/financement du terrorisme, elle est régulièrement revue par Jérôme Bollue et les collaboratrices Julie et Audrey, et ce afin de répondre aux mieux à nos obligations compte tenu de la modeste taille de notre fiduciaire qui ne nous permet pas d’avoir un poste à part entière de « compliance officer ».
De manière très concrète, voici, ci-dessous, les fonctions de chacun :

• Jérôme Bollue :

o Fonction/compétence : expert-comptable fiscaliste, membre externe ITAA (10.101.033).

o Organisation : s’occupe de la comptabilité / des prestations réservées aux experts-comptables. S’occupe également de l’identification finale et de l’analyse du risque client dans le cadre de la loi anti-blanchiment (les documents sont remplis uniquement en sa présence).

• Julie et Audrey :

o Fonction/compétence : employées administratives.

o Organisation : encodage et préparation des dossiers, à l’exclusion des prestations réservées aux experts-comptables. Aide au remplissage des fiches anti-blanchiment, obligatoirement en présence et avec la participation effective de Jérôme Bollue.

1.4. Situation géographique de la fiduciaire

La fiduciaire se situe à l’adresse suivante : Champ du Cygne, 2 à 1332 GENVAL.

De nombreux restaurants se trouvent à proximité :

• Chez Clement – Rue de la Bruyère 230 à 1330 Rixensart
• Al Tri Folato – Route d’Ohain 13 à 1380 Lasne
• Le Tagalop – Chemin de Bas Ransbeeck 54 à 1380 Lasne
• Miss Kang (au Lac de Genval ) Avenue du Lac 96 à 1330 Rixensart
• Le Chalet du Lac (au Lac de Genval) Meerlaan 227 à 3090 Overijse
• La Fontanelle (au Lac de Genval) Zilverbeekdreef 2 à 3090 Overijse
• Le Raidillon – Rue des déportés 46 à 1330 Rixensart
• Le messager de Bruxelles – Rond point du messager de Bruxelles 2 à 1380 Lasne
• Pizza Livrées (Uber Etas) – La dolce vita – Rue des Combattants 89 à 1310 La Hulpe

Voici également l’adresse de 2 sandwicheries :

• Miam – Rue de Genval 32 à 1380 Lasne
• S’EAT – Square Marie Poulie 11 à La Hulpe

2. Déontologie

Notre fiduciaire suit strictement la déontologie applicable à sa profession et qui régit notamment :

• Notre indépendance.
• Notre devoir de discrétion et notre secret professionnel.
• L’exécution de nos missions.
• Nos liens de collaboration.
• Nos rapports avec nos confrères.
• Nos rapports avec nos clients.
• Les incompatibilités.
• Notre formation permanente.
• Les procédures disciplinaires veillant au respect de notre déontologie.

Les règles détaillées applicables à notre profession sont disponibles sur demande. Elles sont également disponibles sur le site de l’ITAA : https://www.itaa.be/fr/deontologie/

Voir également l’arrêté royal du 14 janvier 2021 portant approbation du code de déontologie de l’institut professionnel des comptables et fiscalistes agréés : https://etaamb.openjustice.be/fr/arrete-royal-du-14-janvier-2021_n2021040128.html

3. Déclaration de politique générale

3.1. Préambule

Au-delà de cette déontologie, notre fiduciaire a décidé de mettre en place une déclaration de politique générale visant à préciser sa mission et ses valeurs. Conscient de son rôle au sein de la société, notre fiduciaire a décidé de mettre en place un code d’éthique et de bonne conduite accessible sur son site internet et également disponible sur demande.

Ce code vise notamment à informer le grand public que nous sommes tenus à un code de déontologie strict.

3.2. Notre mission

Notre fiduciaire est responsable de l’administration financière de ses clients.

Nous veillons – en fonction de notre lettre de mission – à ce que nos clients satisfassent à leurs obligations financières, sociales et fiscales.

Nous défendons les intérêts de nos clients dans le cadre d’un suivi particulier de chaque dossier.

Nous sommes attentifs à la situation financière de nos clients, étant pleinement conscient de nos obligations en matière de continuité des entreprises.

3.3. Nos valeurs

En vue d’offrir le meilleur service possible à ses clients, notre fiduciaire entend promouvoir au sein de son équipe et dans son travail des valeurs fortes.

Avec ces valeurs fortes, notre fiduciaire entend guider son développement ainsi que celui de ses clients et partenaires dans un monde en perpétuelle évolution tout en étant conscient des objectifs communs en termes d’évolutions sociale, technologique et écologique.

Les mots d’ordre de la fiduciaire sont les suivants.

L’organisation. Maître mot dans la vie, l’organisation permet de diminuer le stress et d’améliorer notre travail au quotidien.

Le respect des délais. Ce point est primordial afin d’être crédible et irréprochable. Le travail n’est jamais fait en dernière minute.

Être à l’avance. Dans le même ordre d’idée, notre fiduciaire est prêt dès le « lendemain » de la date de clôture de la comptabilité. Ceci permet, d’une part d’économiser du temps (reporter des échéances fait perdre du temps), et d’autre part d’être réactif et disponible pour nos clients.

La simplicité. nos clients nous connaissent et peuvent facilement accéder à notre site internet. Ils disposent d’un accès partiel à leur dossier via notre site et peuvent facilement nous contacter à jerome@bollue.com et sur notre site internet https://www.jeromebollue.com/.

Notre fiduciaire n’a pas l’ambition de devenir une fiduciaire de grande taille et impersonnelle. Elle est mue, au contraire, par la passion du métier et sa disponibilité pour nos clients. Le contact client direct est essentiel pour nous.

Notre fiduciaire propose un accès au NAS à distance pour ses factures. Les documents annuels sont envoyés par courriel dès la clôture et les autres demandes sont traitées par courriel afin de rester en contact avec les clients. Nos clients ont un accès à un programme comptable, avec une possibilité d’encodage afin que la comptabilité soit un outil de gestion pour le client.

La qualité. Notre fiduciaire met un point d’honneur à ce que chacun soit formé constamment. Elle veille aussi à ce que chaque membre et chaque client soit conscientisé par rapport aux obligations qui entourent notre profession, notamment en matière de lutte contre le blanchiment d’argent. Notre fiduciaire veille également au respect des différents délais auquel chaque dossier est soumis. Nos membres suivent des séminaires afin d’entourer nos clients des meilleurs professionnels en chaque matière et de rendre un travail impeccable.

L’expert-comptable Jérôme Bollue suit des heures de formation supplémentaires au nombre qui est exigé et veille à ce que ses deux employées en suivent également afin d’offrir des services à jour et de qualité.

Notre fiduciaire ne prend pas plus de clients que ce qu’elle n’est capable d’assumer. La fiduciaire reste concentrée sur ce qu’elle connait : ASBL, professions libérales, et prestataires de services.

Pour chaque dossier ouvert, une fiche anti-blanchiment est remplie par le client en présentiel afin qu’il la remplisse et qu’une analyse de risque puisse être effectuée. Le remplissage final reste effectué par Jérôme Bollue, mais ces démarches permettent de conscientiser le personnel ainsi que les clients à la problématique du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme.

Nous restons bien entendu ouverts à toute proposition d’adaptation de ces valeurs et de notre mission.

Conscientisation des obligations légales. Notre fiduciaire conscientise ses membres et ses clients aux respects des différentes obligations légales.

4. Services proposés par la fiduciaire

Les services généralement proposés par notre fiduciaire sont les suivants :

• Sous l’angle de l’organisation comptable

o Tenue et organisation de la comptabilité ;
o Conseils relatifs à l’organisation comptable et administrative ;
o Révision et contrôle de la comptabilité ;
o Etablissements d’états comptables ;
o Clôture de la comptabilité.

• Sous l’angle du droit des sociétés

o Rédaction des comptes annuels et proposition d’un PV très brefs ;
o Préparation de l’assemblée générale annuelle en vue de l’approbation des comptes annuels ;
o Dépôt des comptes annuels approuvés à la Banque Nationale de Belgique ;
o Assistance relative au respect du droit des sociétés (ex : règles d’évaluation, sonnette d’alarme, …).

• Sous l’angle fiscal

o Accomplissement des formalités administratives relatives aux obligations fiscales ;
o Rédaction et/ou dépôt de déclarations T.V.A. trimestrielles ;
o Rédaction et/ou dépôt des déclarations d’impôts : IPP /ISOC ;
o Défense des intérêts du client auprès des administrations fiscales ; la conclusion d’un accord au nom du client nécessitera toutefois une lettre de mission spéciale/procuration.

• Sous l’angle de la fourniture de conseils/d’assistance

o Conseils relatifs à la constitution d’une société, conseils IPP (mise en garde de la gestion en bon père de famille, assurance revenu garanti, assurance pension, inscription BCE, lois sociales, …) ;
o Aide à la rédaction d’un plan financier (après avoir reçu les chiffres) ;
o Informations relatives à l’application de la législation relative aux baux commerciaux ;
o Aide à l’obtention de subsides ;
o Conseils en termes d’analyse financière de l’entreprise (tableaux de bord, élaboration de situations intermédiaires, etc.).

Dans des cas spécifiques et dûment justifiés, il est possible que notre fiduciaire propose également d’autres services.

Le cas échéant, cette décision est prise par Jérôme Bollue, expert-comptable fiscaliste. Il garde alors une trace écrite des motifs de sa décision dans le dossier permanent du dossier ainsi ouvert.

5. Procédure interne à l’ouverture des dossiers

5.1. Préalable à l’ouverture d’un dossier : identification du client sur base de documents probants et politique d’acceptation du client

Avant de nouer une relation d’affaire, notre fiduciaire doit identifier pleinement le client / bénéficiaire effectif, déterminer un profil de risque, et vérifier les données d’identification du client / bénéficiaire effectif sur base de documents probants ou de sources fiables et indépendantes.

Notre fiduciaire agit dans le strict respect des arbres de décisions disponibles sur le site de l’ITAA.

Dans le cadre de ces arbres décisionnels, notre fiduciaire a mis en place la politique d’acceptation des clients décrite ci-après en indiquant les éléments excluant l’acceptation du client :

• Il est impossible de vérifier l’identification du client / bénéficiaire effectif / mandataire et / ou ces derniers refusent de s’identifier.
• Autres éléments d’exclusion : le profil de risque retenu par la fiche AML/CFT est élevé.
• Les secteurs d’activité suivants sont exclus (sauf exception) : le transport, la construction, l’Horeca.
• Les dossiers disposant d’un risque de conflit d’intérêt / de perte d’indépendance.
• Les dossiers disposant d’un risque important d’insolvabilité ou de risque de discontinuité.
• Les dossiers ne disposant pas d’un niveau suffisant d’honoraire. Si le client ne dispose pas des ressources nécessaires au paiement des honoraires, il n’est pas accepté.

Cette analyse est effectuée sous la stricte responsabilité du responsable de la fiduciaire, Jérôme Bollue. Les employées peuvent procéder à cette analyse, sous la responsabilité et en présence de Jérôme Bollue.

Par exception à la politique pré-décrite, lorsque les circonstances l’exigent, le responsable de la fiduciaire peut accepter un nouveau dossier. Il garde alors une trace écrite des motifs de sa décision dans le dossier permanent du dossier ainsi ouvert.

Il est au surplus renvoyé au manuel de procédure interne dédié à l’application de la loi du 17 septembre 2018 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.

5.2. Préalable à l’ouverture d’un dossier : autres documents à récolter et autres actions à effectuer

5.2.1. Lettre de mission

Avant toute intervention dans un nouveau dossier (et également dans les dossiers existant dont la nature de notre mission viendrait à changer), une lettre de mission est préalablement signée.

Celle-ci vise notamment :

• à circonscrire notre mandat, conformément aux dispositions applicables en la matière ;
• à établir la nature de notre relation d’affaire avec nos clients, conformément à la loi du 17 septembre 2018 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.
  6.2.2. RGPD

Avant toute intervention dans un nouveau dossier, un document intitulé « politique vie privée » doit être signé par nos clients.

Cette nécessité découle des dispositions nationales et internationales en la matière notamment, le Règlement (U.E.) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE (R.G.P.G.).

5.2.3. Conflits d’intérêts

Avant toute intervention dans un nouveau dossier, notre fiduciaire vérifie que ce nouveau dossier ne porte en aucun cas atteinte à l’indépendance de l’un des membres de notre fiduciaire.

A cet égard :

• il est vérifié que le potentiel nouveau client n’est pas en conflit avec un ancien client/client existant, dont la fiduciaire a défendu/défend les intérêts.
• il est vérifié que le potentiel nouveau client n’a pas de liens spécifiques avec l’un des membres de notre fiduciaire, et qui serait susceptible de constituer un conflit d’intérêts (ex : un membre a des actions/parts dans la société qui souhaite être notre cliente).
• A l’établissement de chaque nouvelle relation d’affaire, Jérôme Bollue informe les collaboratrices de l’existence du potentiel nouveau dossier. Les collaboratrices ont l’obligation de divulguer immédiatement tout conflit d’intérêts au responsable de la fiduciaire (discussion orale).
• Dans l’hypothèse où un conflit d’intérêts est divulgué par les collaboratrices, ou si le responsable de la fiduciaire détecte qu’il est lui-même en potentiel conflit d’intérêts, ce dernier prend alors la décision d’accepter ou non le client en fonction de la réelle existence de ce conflit d’intérêts. Il justifie sa décision.
• Lorsque notre fiduciaire constate un conflit d’intérêts qui n’a pas été spontanément divulgué à l’ouverture du dossier, la personne concernée est entendue par le responsable de la fiduciaire. Une décision de cesser toute relation d’affaire avec le client impliqué ou qui permet de mettre fin à la situation de conflits d’intérêts est alors envisagée, en fonction du cas d’espèce. Les membres de notre fiduciaire sont donc pleinement informés du risque encouru pour non-divulgation des conflits d’intérêts.

5.2.4. DAC 6

Avant toute intervention dans un nouveau dossier, notre fiduciaire vérifie que ce nouveau dossier ne serait pas susceptible d’être visé soit immédiatement soit dans un avenir relativement proche à la législation DAC 6.

Compte tenu de la clientèle de la fiduciaire et des prestations effectuées par celle-ci, cette législation ne sera en principe pas applicable.

En tout état de cause, notre fiduciaire respecte strictement la ligne de conduite définie par l’ITAA, dans le respect de notre secret professionnel : en résumé, information écrite au client du fait que son dossier est visé par DAC 6 et qu’il doit déclarer lui-même le dispositif visé, et possibilité de le déclarer pour lui s’il nous mandate expressément à cet effet.

Il est au surplus renvoyé aux liens suivants : https://www.ejustice.just.fgov.be/eli/loi/2019/12/20/2019042900/justel ; https://s3.tamtam.pro/prod/storage/media/PDF/19577/038159e491ce3d85366f195704e09b14a876aaf3.pdf

Il est également renvoyé à l’arrêt de la Cour constitutionnelle du 15/09/22 (n°103/2022) validant la position de notre institut.

Cette directive européenne s’inscrit dans le cadre de la directive 2011/16/EU sur les échanges automatiques d’informations entre Etats.

5.2.5. Procédure de reprise de dossier

Avant toute intervention dans un nouveau dossier, lorsque notre fiduciaire succède à un confrère, elle prend contact avec ce dernier, afin notamment de s’enquérir du bon paiement des honoraires de ce confrère.

En cas de non-paiement des honoraires de l’ancien confrère, notre fiduciaire insiste auprès du nouveau client pour qu’il honore lesdits honoraires du prédécesseur.

Il est prévu qu’une telle vérification soit effectuée dans le tableau Excel récapitulatif.

6. Organisation et procédures de la fiduciaire

6.1. Organisation générale

Compte tenu de la taille modeste de notre fiduciaire, nous ne disposons pas de secrétariat. Nos clients entrent directement en contact avec Jérôme Bollue.

Comme expliqué précédemment, le contact direct avec nos clients est privilégié.

La fiduciaire s’occupe de trois sortes de clients :

• Annuels exonérés / exemptés de la TVA (professions libérales) ;
• ASBL subventionnées (sur Bruxelles essentiellement) ;
• Clients assujettis à la TVA (prestataires de services).

A chaque ouverture de dossier :

• Les collaboratrices sous la supervision du responsable de la fiduciaire (ou le cas échéant directement le responsable de la fiduciaire) récoltent les informations et documents administratifs nécessaires :

o Fiche client et documents d’identification.
o Fiche politique vie privée signée.

o Vérification des conflits d’intérêts.

• Les collaboratrices sous la supervision du responsable de la fiduciaire (ou le cas échéant directement le responsable de la fiduciaire) remplissent ensuite une fiche anti-blanchiment et vérifie que la politique d’acceptation du client permet à la fiduciaire de travailler dans le dossier. Ce remplissage se fait sur place.
• Les collaboratrices sous la supervision du responsable de la fiduciaire (ou le cas échéant directement le responsable de la fiduciaire) envoient une lettre de mission au client. Ce dernier signe et renvoie la lettre de mission. Cette lettre est signé, en pratique, sur place par le client (en même temps que les fichiers CODA).
• Le dossier est enfin ouvert. Chaque membre de la fiduciaire en est informé.
• Les collaboratrices sous la supervision du responsable de la fiduciaire (ou le cas échéant directement le responsable de la fiduciaire) vérifient si les conditions d’application de DAC 6 sont réunies ou pas : la fiduciaire est-elle un intermédiaire et y-a-t-il un dispositif transfrontière visé par l’un des marqueurs prévus par la loi ? Ce dispositif vise-t-il un marqueur qui nécessite l’existence d’un avantage fiscal principal, et si oui y-a-t-il un avantage principal ?

Si un dossier est visé par DAC 6, les collaboratrices sous la supervision du responsable de la fiduciaire (ou le cas échéant directement le responsable de la fiduciaire) suivent les instructions données par l’ITAA dans le strict respect du secret professionnel. Il informe par écrit le client qu’il ne déclarera pas ce dispositif compte tenu de son secret professionnel, et qu’il appartient donc à ce client de déclarer lui-même ce dispositif sous sa propre responsabilité ou de mandater expressément la fiduciaire à cet effet.

En cours de traitement de dossier :

• Les collaboratrices sous la supervision du responsable de la fiduciaire (ou le cas échéant directement le responsable de la fiduciaire) vérifient périodiquement :

o Le risque de blanchiment/financement du terrorisme, conformément au manuel de procédure interne spécifique dédié à cette problématique.

o La potentielle application de DAC 6.

o L’existence potentielle de conflits d’intérêts.

o Tout autre problème qu’il pourrait constater.

• Les collaboratrices travaillent sous la supervision du responsable de la fiduciaire qui veille à la qualité du travail rendu et au respect des échéances. Le responsable de la fiduciaire travaille directement dans chacun des dossiers. La fiduciaire ne prenant pas plus de dossier que ce qu’elle peut supporter, cela lui permet de respecter toutes les échéances.

A noter que les collaboratrices et le responsable de la fiduciaire ont accès à un tableau Excell récapitulatif qui permet de vérifier si un dossier est parfaitement en ordre.

Enfin, la structure interne prévoit que Jérome Bollue ait environ 150 jours de travail par an (bilan), afin de pouvoir remplacer une collaboratrice qui tomberait malade.

6.2. Continuité des entreprises

Conscient de son rôle en matière de continuité des entreprises, notre fiduciaire veille, au moins une fois par an lors de l’établissement du bilan de ses clients, à vérifier que la continuité de ses clients n’est pas compromise.

Le cas échéant, la fiduciaire adresse un courriel au client dont la continuité est menacée et ce afin de lui signaler et de lui indiquer qu’il doit prendre les mesures nécessaires pour sauvegarder son entreprise (et communiquer ces mesures à la fiduciaire). Elle téléphone aussi au client.

La fiduciaire dispose d’une check-list de plusieurs pages qui est, au moins une fois par an, insérée dans le dossier permanent du dossier concerné avec, le cas échéant, copie de la lettre adressée au client.

6.3. Procédure de publication des bilans à la BNB

Une procédure de publication des bilans de nos clients à la BNB a été mise en place :

• Au 31/12 de chaque année, le membre de la fiduciaire gestionnaire du dossier demande au client les données financières pour établir le bilan.
• Au 31/03 de chaque année, le membre de la fiduciaire gestionnaire du dossier envoie un rappel au client en indiquant que sans ces éléments il ne sera pas possible de déposer le bilan et que notre fiduciaire ne pourra en être tenue pour responsable.
• Entre le 31/03 et l’AG, lorsque notre fiduciaire a récupéré les données financières, le bilan est rédigé et approuvé par un membre ITAA.

Le bilan est alors envoyé en indiquant qu’il doit être signé pour pouvoir être déposé.

• Après l’AG et le renvoi du bilan signé, ce dernier est déposé.

A chaque étape de la procédure, tant le membre de la fiduciaire gestionnaire du dossier que Mr. Jérome Bollue encode un échéancier pour se rappeler de l’état d’avancement des dossiers en la matière.

L’idée est de faire coïncider les dates de TVA trimestrielle avec les dates de rappel/demande au client en matière de bilan.

La procédure est adaptée, avec une seule demande au 31/12 pour les quelques dossiers dont l’AG n’aurait pas lieu en juin.

6.4. TimeSheet et facturation [hors index]

La fiduciaire fonctionne au forfait. Le forfait s’élève en principe à un montant de :

	SOCIETES	PERSONNES PHYSIQUES
Bilan	2.800€	2.100€
Comptabilisations	1.400€	1.400€
Autre (petite déclaration, déclaration néant, dossier simple, …)	700€	700€

Pour d’autres missions plus conséquentes (tels que les théâtres, …), le forfait s’élèvera à un montant variant entre 10.000€ et 20.000€ par an.

Le responsable de la fiduciaire valide les forfaits facturables aux clients. Une facture est alors émise et le responsable de la fiduciaire veille à ce que ceux-ci soient honorés. La facturation se fait après accomplissement du travail trimestrielle et/ou annuel.

Le recouvrement des factures ne pose en principe pas de problème, la majorité de notre clientèle notre étant subsidiée/subventionnée.

En tout état de cause :

• Notre fiduciaire veille à ce que ses factures soient acquittées. Le paiement de nos forfaits est en effet la garantie de la qualité de notre travail.
• A défaut de paiement, deux rappels/mois sont envoyés.
• A défaut de paiement, malgré les rappels, le travail sera effectué par la fiduciaire (bilan effectuée, …). Ensuite, le dossier est clôturé et il est mis fin à la relation client.
• En cas de plainte, le responsable de la fiduciaire en est immédiatement informé.

Les mesures appropriées sont alors prises en concertation, le cas échéant, avec les collaboratrices.

Comme cela est indiqué dans notre lettre de mission, dans le cadre de la récupération de nos honoraires, le client et le professionnel doivent toujours s’adresser préalablement leurs griefs par écrit en vue de tenter de trouver une solution amiable entre elles. Le client et le professionnel peuvent, de commun accord ou à la demande de l’un d’eux, soumettre leur contestation à l’Institut, en vue d’une tentative de conciliation.

En cas de contestation d’honoraires et/ou de frais réclamés par le professionnel au client et sans préjudice d’une possible tentative de conciliation préalable telle qu’évoquée ci-avant, les parties décident de privilégier la procédure mise en place par l’Institut à qui la demande sera adressée par l’une et/ou les deux parties.

A défaut d’accord conjoint préalable du client et du professionnel, la procédure instituée par l’Institut et le différend sera soumis au Tribunal compétent.

6.5. Bibliothèque et documentation / réseau

Notre fiduciaire ne dispose ptas d’une bibliothèque « papier ». Elle a un dossier ordinateur intitulé « documentation ». Elle encourage toutefois à la formation de ses membres, et Jérôme Bollue à titre personnel veille à suivre ses formations permanentes.

La fiduciaire travaille également tous les mois avec différents cabinets d’avocats spécialisés dans les matières fiscales / droit des sociétés / TVA (Solis law firm, David De Backer, Aurélie Soldai), et ce afin de garantir un niveau de qualité élevé à nos clients.

6.6. Outils de travail et organisation

Le travail se fait essentiellement en télétravail.

Notre fiduciaire dispose d’un « cloud » sur lequel est conservé l’ensemble des données des différents dossiers, ce qui évite la perte de données professionnelles et personnelles en cas de perte ou de vol.

Chaque membre de la fiduciaire dispose d’un accès identique à ces données.
La fiduciaire dispose d’un dossier intitulé « A22 », permettant de structurer les données comme suit :

• Julie : dossier annuel, … (documents à traiter).
• Audrey : client TVA, … (documents à traiter).
• Déclaration bilan : ASBL 31/12/21, société 30/09/2022, précompte professionnel, précompte mobilier, TVA
• Déclaration clients.
• Documents clients : annuels, exemptés, ASBL, TVA.
• Dossier COMPLIANCE (dossiers permanents de l’ensemble des dossiers du cabinet).

Ci-dessous, une capture d’écran de la structure en question.

Seront également rangé dans le fichier A22, les contrats de travail des salariés.

Notre fiduciaire dispose :

• D’un tableau Excell, subdivisés en 3 onglets/feuilles (annuels exonérés / exemptés de la TVA ; ASBL subventionnées sur Bruxelles essentiellement ; clients assujettis à la TVA).
• De 3 fichiers Word (TVA, IPM, ISOC).

Chaque dossier dispose d’un dossier permanent, lequel comprend les documents d’identification et d’analyse du risque conformément à la LAB, les documents relatifs au RGPD, la lettre de mission, et tous les autres documents mentionnés lors de l’ouverture des dossiers. Le dossier permanent de chaque dossier se situe spécifiquement dans le dossier « compliance ».

Notre fiduciaire travaille avec le logiciel Winbooks.

Ces dossiers sont classés dans le cloud. Pour les anciens dossiers, il existe encore quelques dossiers physiques qui se trouve dans la fiduciaire, mais cela va disparaitre à terme.

7. Politique du personnel

La fiduciaire veille à ce que son personnel se sente bien et soit rémunéré correctement.

Chaque membre est évalué de manière informelle, une fois par an, dans le but d’améliorer le travail de la fiduciaire (en pratique : les remarques se font en direct/directement).

Julie et Audrey sont employés à mi-temps, et ce afin que la fiduciaire puisse supporter temporairement le travail de l’une d’entre-elle en cas de problème de santé. Le travail est ainsi plus facilement redistribuable.

En terme de recrutement, la fiduciaire veille à ce que chaque éventuel nouveau membre soit compétent et dispose notamment de connaissance en matière de législation anti-blanchiment.

8. Formation, contrôle de qualité interne, et collaboration externe

8.1. Formation

Notre fiduciaire accorde de l’importance à la formation régulière de chacun de ses membres.

Comme indiqué précédemment, Jérôme Bollue veille à ce que ses obligations en matière de formation permanente soient respectées. Il est conscient de la norme concernant la formation continue accessible sur le site de l’ITAA : https://www.itaa.be/wp-content/uploads/Norme-formation-continue.pdf

Il suit généralement plus de formation que demandée.

Julie et Audrey, quant à elle, sont incitées à suivre des formations. Ainsi, par exemple, Julie a déjà été invitée à suivre un séminaire 1x/an de 15h00 de formation avec Jérôme Bollue.

8.2. Contrôle de qualité interne

Compte tenu de la taille modeste de notre fiduciaire, au moins une fois par an, une réunion est fixée entre les collaboratrices et le responsable de la fiduciaire pour débattre :

• De la gestion des échéances.
• De la répartition des tâches en fonction des compétences.
• De la rédaction et la mise à jour des documents types de travail.
• De la politique de signature des documents (en principe par le responsable de la fiduciaire).

8.3. Collaboration externe

Avant chaque collaboration externe avec un nouvel acteur (avocats, …), le responsable de la fiduciaire notifie son intention de collaboration aux collaboratrices.
Les collaboratrices disposent de la faculté de débattre du bien-fondé ou non de cette décision.
La décision du responsable de la fiduciaire d’entreprendre une collaboration externe doit se fonder sur les compétences de cet acteur (technique, déontologique, et autres éléments tels que leur implication sociale et sociétale).

A titre d’exemple, notre fiduciaire travaille avec le cabinet d’avocats SOLIS LAW FIRM, avec l’avocat fiscaliste David De Backer, et avec l’avocate fiscaliste Aurélie Soldai pour la TVA.

8.4. Communication interne et externe

Notre fiduciaire connait l’importance de la communication. Elle communique dans le strict respect de notre déontologie.

Le site internet est simple d’utilisation et porte le nom de Jérôme Bollue : https://www.jeromebollue.com/

L’adresse email de contact est simple : jerome@bollue.com

9. Lanceur d’alerte

Notre fiduciaire a mis en place un système de lanceur d’alerte global visant à garantir son intégrité, la qualité de son travail, et le bien-être de ses membres.

Cette procédure est évidemment adaptée à la taille modeste de notre fiduciaire.

9.1. Lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme

En ce qui concerne nos obligations relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, la procédure – également décrite de manière détaillée dans notre manuel de procédure interne spécifique dédié à la lutte contre le blanchiment d’argent/financement du terrorisme – est la suivante :

• Notification interne : compte tenu du fait que notre fiduciaire est composée de quelques membres, il est matériellement impossible de garantir l’anonymat dans le cadre d’une procédure interne.

Les collaboratrices sont conscients qu’ils peuvent notifier directement ou par courriel au responsable de la fiduciaire une infraction à la loi du 17 septembre 2018.

Le responsable de la fiduciaire doit analyser cette notification et y donner une suite sérieuse et utile. Si un dossier particulier est en cause, une note est rédigée dans ce dossier.

• Notification externe : tout membre de notre fiduciaire est conscient qu’il peut également contacter directement l’autorité de contrôle, soit l’ITAA, notamment si les mesures apportées par la fiduciaire ne lui semble pas appropriée.

9.2. R.G.P.D.

En ce qui concerne l’application du R.G.P.D. (le Règlement U.E. 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE) :

• Notification interne : compte tenu du fait que notre fiduciaire est composée de quelques membres, il est matériellement impossible de garantir l’anonymat dans le cadre d’une procédure interne.

Les collaboratrices sont conscientes qu’elles peuvent notifier directement ou par courriel au responsable de la fiduciaire une infraction au R.G.P.D.

Le responsable de la fiduciaire doit analyser cette notification et y donner une suite sérieuse et utile. Si un dossier particulier est en cause, une note est rédigée dans ce dossier.

• Notification externe : tout membre de notre fiduciaire est conscient qu’il peut également contacter directement, soit l’ITAA, soit l’autorité de protection des données.

9.3. Autres sujets

En ce qui concerne les autres sujets :

• Notification interne : compte tenu du fait que notre fiduciaire est composée de quelques membres, il est matériellement impossible de garantir l’anonymat dans le cadre d’une procédure interne.

Les collaboratrices sont conscientes qu’ils peuvent notifier directement ou par courriel au responsable de la fiduciaire tout manquement qu’il constate en matière déontologique, en ce qui concerne les valeurs et la mission de notre fiduciaire, ainsi qu’en ce qui concerne tout autre acte qu’il estime non approprié.

Le responsable de la fiduciaire doit analyser cette notification et y donner une suite sérieuse et utile. Si un dossier particulier est en cause, une note est rédigée dans ce dossier.

• Notification externe : tout membre de notre fiduciaire est conscient qu’il existe une procédure disciplinaire spécifique en matière de déontologie, et qu’un dépôt de plainte externe à notre fiduciaire est possible.